Mit dem Oldtimer um die Welt – Eventmanagement mal anders

Zum Jahreseinstieg blickten die Teilnehmer*innen des Seminares mit „Events“ auf ein Thema, das alle im vergangenen Jahr schmerzlich vermisst haben dürften und das hoffentlich bald wieder möglich sein wird. Damit man als Besucher*in ein Event in vollen Zügen genießen kann, sollte natürlich nichts schiefgehen. Hinter einem reibungslosen Veranstaltungsablauf steckt das umfangreiche Berufsfeld des Eventmanagements, in welchem auch Wolfgang Lautenbacher tätig ist. Eventmanager*innen beschäftigen sich mit Aufgaben, die lange vor der eigentlichen Veranstaltung beginnen und auch lange nach deren Abschluss andauern. Gerade ein Auge fürs Detail sei hier gefragt, so Lautenbacher, denn vermeintliche Kleinigkeiten wie die Buchung von Hotelzimmern und Flügen in der Vorbereitung sowie entsprechende Abrechnungen in der Nachbereitung dürften in keinem Organisationsplan fehlen.

Unter einem Event stellen sich die meisten eher Feierlichkeiten oder Veranstaltungen mit Freizeitcharakter vor. Dass einen Großteil der in Deutschland stattfindenden Events Seminare, Tagungen oder Kongresse ausmachen, dürfte viele wohl überraschen. Lautenbacher selbst ist bei der Audi AG für die Organisation und Durchführung von Events und Messen rund um das Thema Oldtimer verantwortlich. 

Der spannende berufliche Werdegang von Lautenbacher beweist, dass der Quereinstieg in die Veranstaltungsbranche durchaus möglich ist. Als ausgebildeter Bankkaufmann wechselte er zunächst in die Rundfunkbranche, in der er 12 Jahre lang als Moderator und Redakteur bei verschiedenen Radio- und Fernsehsendern tätig war. Dort habe er Aufgaben übernommen, die viel Eigenverantwortung und Organisationstalent verlangten und die rückblickend sehr hilfreich für den Einstieg in die Eventbranche waren. Seit 2006 arbeitet er als Eventmanager bei Audi Tradition in Ingolstadt. 

In einem Jahr fielen in seinem spezifischen Tätigkeitsbereich und durch seine langjährige Erfahrung dabei gut und gerne einmal 40 Veranstaltungen an. Jedes einzelne Event bedürfe einer weitreichenden Planung, die, wie Lautenbacher betont, oft bereits im Oktober oder November des vorangehenden Jahres beginne. Denn bereits im April starte die Hochphase der Veranstaltungen, weshalb vieles bis dahin organisiert sein müsse. Besonders während des jeweiligen Events hoffe man darauf, dass alles reibungslos funktioniere. 

Ob Italien, China oder Singapur – dass man als Eventmanager*in viel in der Welt herumkomme, sei für ihn ein echtes Highlight: „Nur in Australien war ich noch nicht, aber ansonsten war ich schon annähernd überall. Gerade wenn man gerne reist, ist das natürlich ein riesiger Vorteil“. Eine besondere Freude in der Planung bereiten ihm außergewöhnliche Veranstaltungen wie der historische Grand Prix von Monaco, der alle zwei Jahre stattfindet und bei dem Audi mit bis zu zwei Rennfahrzeugen vertreten ist. Mit solchen großen und oft auch internationalen Events ginge natürlich einher, dass man an einigen Wochenenden im Jahr nicht zuhause ist. So auch während der „Mille Miglia“ (ital. „Tausend Meilen“), der größten Rallye der Welt, bei der über 400 Autos an vier Tagen durch Italien fahren und dabei Hunderte von Kilometern hinter sich lassen. „Dort fährt man als Teil des Organisationsteams mit und ist bis zu 20 Stunden lang auf den Beinen. Dann schläft man in der Nacht vielleicht zwei oder drei Stunden“. 

Interessierten Studierenden gibt Lautenbacher den Tipp, sich einfach zu trauen und nicht an sich selbst zu zweifeln. Wer sich nicht sicher sei, ob Eventmanagement der geeignete Beruf ist, könne sich beispielsweise im Heimatort bei einer Veranstaltung engagieren, um ein Gefühl für den Beruf zu bekommen.

Bei einer Bewerbung sei der Notendurchschnitt nicht das Wichtigste, sondern vor allem, wie man sich präsentiert und nach außen hin gibt. Besonders die Soft Skills Teamfähigkeit, Organisations- und Kommunikationstalent spielten in der Branche eine bedeutende Rolle. Auch Stressresistenz und eine gewisse Flexibilität seien Eigenschaften, die man als Eventmanager*in mitbringen sollte.

Als Berufseinsteiger*in sei es außerdem hilfreich, alles von A bis Z aufzuschreiben und nacheinander abzuarbeiten. Damit könne man Fehler vermeiden und sei auf der sicheren Seite. Trotzdem könne natürlich immer etwas schiefgehen, das außerhalb der eigenen Kontrolle liege. Dann sei eine schnelle, lösungsorientierte und auch kreative Arbeitsweise gefragt. Während der Veranstaltung sei es am wichtigsten, die Teilnehmer*innen auch bei unerwarteten Hindernissen zufriedenzustellen. Mit der Zeit lege man sich aber auch gewisse Routinen zu, denn man lerne: „Es wird alles nicht so heiß gegessen, wie es gekocht wird.“ 

von Carolin Becker & Leonhard Murr (Master Medienkommunikation), betreut von Ann-Kristin Herget